新入社員の心得

新入社員メールのマナー

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分かりやすさ+礼儀=メールのマナー

新入社員になったら社内連絡をメールでやり取りする事も多いでしょう。お客様とのやりとりも今はメールが珍しくありません。だからこそメールの基礎知識を身につける事はとても大切なのです。

メール全般のマナー

新入社員メールのマナーサンプル
それでは、上の画像を見ながらメールマナーを見て行きましょう。

件名について

  • 件名には自分の会社名(社内宛なら部署名まで)をつけると分かりやすい。
  • 件名は簡潔に書く。
  • ☆*※などの記号は避ける。
  • Re: は消さなくても良いが、内容にそぐわない場合件名を新しくする。

添付ファイルについて

  • 添付ファイルは1MBまでが理想。重くとも3MB未満。
  • 添付ファイルがある場合は本文中に「添付ファイルをご確認下さい」等とつける。
  • ZIPファイルは基本添付しない。
  • 圧縮ファイルを送る場合は事前に受け取れるか聞いておく。

宛名について

  • 前株か後株かをしっかりと把握しておく。
  • ㈱ ㈲など略さない。
  • 株式会社ABC御中 総務部御中 山田様 など敬称は一度に何個も使わない。
  • 担当者名が不明の時は誰に見て欲しいかを書く。(人事担当者様など。)

本文について

  • メールの文字は全角で35文字程度まで。
  • 最初は名乗る。フルネームでなくとも良い。
  • 「前略」「早春の候…」「御社益々ご清栄…」などの前置きは堅く無くても良い。
  • 前置きは「いつもお世話になっております。」など簡単で良い。
  • まずは何のメールか、結論を先に書く。
  • 内容を書き終えたら「以上です。」と知らせる。

署名について

  • 署名欄には会社名、連絡先などを載せる。
  • 署名欄には、フルネーム、連絡先、E-mailアドレスを載せる。
  • 署名欄に会社アピールの一言を掲載すると効果的である。(要上司のチェック)

小さなポイントがたくさんありそうですが、慣れてしまうとなんという事はありません。
よく間違えるのは、実は相手の名前です。前株か後株、株式会社ではなく有限会社であったり、漢字の間違いもしてしまいやすいので注意しましょう。
例)斉藤・齋藤・齊藤 / 中山・山中 / 株式会社ABC・ABC株式会社

また、添付ファイルの添付ミスもかなり多い。もし添付ミスをしてしまった際には、先ほどのメールの件名に「訂正」とつけ、文章の最初に「大変失礼致しました。添付漏れがございましたので改めて送信致します。何卒よろしくお願い申し上げます。」等お詫び文をつけましょう。

また設定が出来る場合、テキストメールかHTMLメールかを選ぶところはテキストメールにしましょう。HTMLメールは迷惑メールに分類される可能性があるためです。

本当にメールで良いのか?

新入社員が陥りがちな事はすべてメールで済ませる事です。ですがその内容が本当にメールで送る事なのか、一度考える必要があるでしょう。非常に重要な事であれば、メールで証拠を残しつつ、電話や対面で話し合うということも必要です。

メールは好きな時間に送れ、好きな時間に見る事が出来るので便利です。反面、本当に見てもらえたか、見た事を伝える必要が無いかといった疑問が残る事も事実です。だからといって「開封確認機能」を使うのは避けて下さい。確実に見てもらえたかを把握できるのは非常に便利なのですが、相手に不信感を抱かせてしまうことが多いのです。
メールで重要な事を送ったのであれば、「先ほどメールでお送りしましたが、無事に届いておりますでしょうか。」などとお電話することも許されるのだと覚えておきましょう。

最後まで見てくれたあなたに

最後までお読み頂いたあなたに、使える機能を教えます。
添付ファイルが超重い!メールで送れない!そんなときの強い味方です。

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