「この作業は山田さんしか出来ないんだよ。」現場で良く耳にするベテランスタッフの自称専門分野の話です。極めて非効率です。
会社は、会社経営が長くなればなるほど、独特の文化が生まれていくものです。例えば、「資料の作成は鈴木さんの仕上げを必要とすること」、「お客様の声をまとめるのは山本さんの仕事」、「発送物の切手貼りは斉藤さんの仕事」、「営業は後藤さんが気に入った新入社員しか同伴させない」などなど。びっくりするようなどうでもいい決まり事が、当たり前のように行われています。
さて、会社は利益追求を目的とする労働者の集合体です。労働者たる従業員は、会社がスムーズに経営できるように日々働かなければなりません。そのためにも、１人が欠ける事で業務が止まる事があってはなりません。
１年は365日しかありません。この少ない日数を、山田さん1人が欠ける事で止めてしまっては、達成できるものも達成出来ません。
こうした、山田さんしか知らないノウハウを「暗黙知」といいます。しかし案外共有出来るかもしれません。お願いして山田さんにコツを書いてもらいました。そのとおりにすることで皆が出来るようになれば、その知識は「形式知」とよばれます。
会社経営はこの形式知で運用すべきです。誰にでも出来るからこそ止まることなく会社が回ります。マニュアルがあるからこそ、いざというときに対処できます。熟練の技術は確かに一朝一夕には身につきません。ですが共有しなければ熟練工無き後会社は潰れてしまいます。
まず行うべきは誰もが出来る仕事のやり方を決める事です。マニュアル化を推進しましょう。資料の作り方、データのまとめ方、これらはマニュアルに出来ます。営業のコツは皆で共有すれば強力な営業マンが増えます。シェアを推進すると今度は「もっとこうすべきではないか」という改善案が出てきます。そうした議論を盛り上げていく事で、会社の未来は明るくなっていくものです。
新入社員のあなたが入社した会社に、もしマニュアルが無ければ、マニュアル化をすすめてみましょう。そうすることで2年目部下ができた時に、あなたの苦労は何倍も楽になるのですから。
