分かりやすさ＋礼儀＝メールのマナー
新入社員になったら社内連絡をメールでやり取りする事も多いでしょう。お客様とのやりとりも今はメールが珍しくありません。だからこそメールの基礎知識を身につける事はとても大切なのです。
メール全般のマナー
それでは、上の画像を見ながらメールマナーを見て行きましょう。
件名について
- 件名には自分の会社名(社内宛なら部署名まで）をつけると分かりやすい。
- 件名は簡潔に書く。
- ☆＊※などの記号は避ける。
- Re： は消さなくても良いが、内容にそぐわない場合件名を新しくする。
添付ファイルについて
- 添付ファイルは1MBまでが理想。重くとも3MB未満。
- 添付ファイルがある場合は本文中に「添付ファイルをご確認下さい」等とつける。
- ZIPファイルは基本添付しない。
- 圧縮ファイルを送る場合は事前に受け取れるか聞いておく。
宛名について
- 前株か後株かをしっかりと把握しておく。
- ㈱ ㈲など略さない。
- 株式会社ABC御中 総務部御中 山田様 など敬称は一度に何個も使わない。
- 担当者名が不明の時は誰に見て欲しいかを書く。（人事担当者様など。）
本文について
- メールの文字は全角で35文字程度まで。
- 最初は名乗る。フルネームでなくとも良い。
- 「前略」「早春の候…」「御社益々ご清栄…」などの前置きは堅く無くても良い。
- 前置きは「いつもお世話になっております。」など簡単で良い。
- まずは何のメールか、結論を先に書く。
- 内容を書き終えたら「以上です。」と知らせる。
署名について
- 署名欄には会社名、連絡先などを載せる。
- 署名欄には、フルネーム、連絡先、E-mailアドレスを載せる。
- 署名欄に会社アピールの一言を掲載すると効果的である。（要上司のチェック）
小さなポイントがたくさんありそうですが、慣れてしまうとなんという事はありません。
よく間違えるのは、実は相手の名前です。前株か後株、株式会社ではなく有限会社であったり、漢字の間違いもしてしまいやすいので注意しましょう。
例）斉藤・齋藤・齊藤 / 中山・山中 / 株式会社ABC・ABC株式会社
また、添付ファイルの添付ミスもかなり多い。もし添付ミスをしてしまった際には、先ほどのメールの件名に「訂正」とつけ、文章の最初に「大変失礼致しました。添付漏れがございましたので改めて送信致します。何卒よろしくお願い申し上げます。」等お詫び文をつけましょう。
また設定が出来る場合、テキストメールかHTMLメールかを選ぶところはテキストメールにしましょう。HTMLメールは迷惑メールに分類される可能性があるためです。
本当にメールで良いのか？
新入社員が陥りがちな事はすべてメールで済ませる事です。ですがその内容が本当にメールで送る事なのか、一度考える必要があるでしょう。非常に重要な事であれば、メールで証拠を残しつつ、電話や対面で話し合うということも必要です。
メールは好きな時間に送れ、好きな時間に見る事が出来るので便利です。反面、本当に見てもらえたか、見た事を伝える必要が無いかといった疑問が残る事も事実です。だからといって「開封確認機能」を使うのは避けて下さい。確実に見てもらえたかを把握できるのは非常に便利なのですが、相手に不信感を抱かせてしまうことが多いのです。
メールで重要な事を送ったのであれば、「先ほどメールでお送りしましたが、無事に届いておりますでしょうか。」などとお電話することも許されるのだと覚えておきましょう。
最後まで見てくれたあなたに
最後までお読み頂いたあなたに、使える機能を教えます。
添付ファイルが超重い！メールで送れない！そんなときの強い味方です。
